Gazdálkodjunk okosan az időnkkel - Hatékony időbeosztási stratégiák
Bizonyára már megtapasztalhattuk néhányszor azt a nyugalmat és békés elégedettséget adó érzést, midőn sikerült minden aznapra tervezett feladatot elvégeznünk. Olyankor reményteljesebben hajtjuk párnára a fejünket, és bátrabban rójuk fel az elvégzendők listájára az éppen aktuális néhányat.
Folyamatos változásokkal teleszőtt világunkban mégis szeretnénk érezni: nekünk is van némi beleszólásunk a saját időnkbe. Az időgazdálkodás előnyeiről azt szokták mondani, hogy segít összpontosítani, produktívabbá formál bennünket, ugyanakkor a fölösleges stresszel szemben is jobb védettséget kínál. Mindemellett pedig a muszáj-feladatok, kötelességek elvégzését követően a szabadidős tevékenységekre, a legfontosabbakkal való együttlétre is nagyobb esély kínálkozik.
Lássuk, milyen előnyei lehetnek még az optimális időgazdálkodásnak:
minimalizálhatók a feladatzavaró tényezők
csökkenthető a halogatás mértéke
elcsitítható a szorongás
nő az önbizalom
sikeresebben betarthatóvá válnak a határidők, illetve kiiktathatóvá az esetleges csúszások
eredményesebben tervezhető a munkaprogram és a személyes idő
Továbbá:
redukálható az állandó fáradtságérzés
előrelátóbb, magabiztosabb tervezővé és kivitelezővé formál
segítséget kínál a munka és magánélet közötti egyensúly megteremtésében.
Érdemes már az első lépéseknél visszatekinteni, és szemügyre venni, hogy melyek voltak azok a főbb stresszt kiváltó források, amelyek negatívan befolyásolták a korábbi időgazdálkodásunkat. Ha sikerült beazonosítanunk ezeket az okokat, akkor további lépés gyanánt gondolkodjunk el azon, hogy milyen módszerekkel mérsékelhetjük, esetleg szüntethetjük meg mindezeket.
Ha már egy jó ideje fáradtnak, kimerültnek érezzük magunkat, és az az érzés lesz úrrá rajtunk, hogy még az alvás sem igazán segít a napi teljesítményünkön, hozzáállásunkon, érdemes azonnal beiktatnunk egy pihenéssel egybekötött újratervező időszakot. Tegyük fel magunknak a kérdést: vajon a korábban kitűzött célok és tervek megvalósításán dolgozunk-e, vagy időközben elcsúszott valami? Szembetűnő módon összekuszálódtak és szinte kibogozhatatlanul, követhetetlenül egybefolytak a munka- és hétköznapok? Már idejét sem tudjuk, hogy mikor éreztük: a pihenés valóban a testi és szellemi frissülés oázisaként töltött fel bennünket?
Hogyan vágjunk bele?
Egy korábbi felmérés szerint (salary.com) a megkérdezettek majd 90%-a számolt be arról, hogy folyamatosan az az érzése: ez a nap is csak bővítette az elvesztegetett idő egyre terebélyesedő tárházát. Szerencsére akadnak olyan fogódzók, melyek támaszként szolgálhatnak bennünket mindaddig, amíg sikerül kialakítanunk egy személyre szabott időgazdálkodási stratégiát.
Ilyenek például a következők:
a feladatok jobb követhetősége érdekében állítsunk be emlékeztetőket
használjunk napi tervezőt – egy listára jegyezzük fel a napi elvégzendőket
minden feladatunkhoz rendeljünk egy időkorlátot, így nyomon tudjuk követni, nem érezzük „cseppfolyósnak”
az e-mailek megválaszolásához állítsunk be időblokkokat, így kizárhatjuk a teendők nyújtóztatását (ugyanezt bevezethetjük a mobilozás és a közösségi oldalak esetében is)
alakítsunk ki egy probléma-kiküszöbölő munkarutint, mellyel jót tehetünk a mentális egészségünknek és a termelékenységünknek egyaránt.
Rövidesen tapasztalni fogjuk, hogy a megfelelő időgazdálkodásunk kedvező hatást gyakorol a munkavégzésünkre, hozzáállásunkra, magánéletünkre, önbizalmunkra egyaránt.
