Kulcs a jobb időgazdálkodáshoz: Rajzolj egy négyzetet, és szabadíts fel több szabadidőt!
Az időhiányos emberek, főleg a munkahelyi elfoglaltságaik okán, gyakran túlságosan sok stressznek vannak kitéve. Ők méltán érzik úgy, hogy túl sok dolgot kell elvégezniük a naponta ébren töltött idejük alatt. A priorizálás és ennek az alapja a kategorizálás elsajátítása azonban könnyíteni tud a helyzetükön.
Nem csoda, hogy ennyiféle lehetőség közül tudunk választani, amikor a produktív időgazdálkodás mikéntjét szeretnénk elsajátítani, ugyanis egyre szélesebb körben kezdik felismerni a hatékony időbeosztás szerepét a stressz okozta kiégés és egyéb túlhajszoltságból fakadó betegség megelőzésében.
Ismerkedj meg az Eisenhower mátrix gyakorlati hasznával!
Az Eisenhower-mátrix ismerete nagyon hasznos segítség lesz a mindennapjaink szervezésekor, és a gyakorlat elsajátítása sem igényel bonyolult tanulási folyamatot.
A mátrix lényege, hogy megtanuljuk rangsorolni a feladatainkat fontosság és sürgősség szempontjából:
A bal felső négyzetben a legsürgősebb és legfontosabb feladatokat találhatóak, amelyeket kedvünktől függetlenül minél előbb el kell rendeznünk.
A jobb felső négyzet a fontos, de (még) nem túl sürgős feladatok számára van fenntartva. Ezeket a feladatokat ütemezzük az előző lista tartalmának kipipálása után. Valószínűleg ez a feladatlista lesz a legbővebb egy átlagos napunkon.
A bal alsó négyzetbe a sürgős, de nem igazán fontos teendők kerülnek. Ezek azok a feladatok, amelyek elvégzését érdemes másokra bízni. A delegálás egy sokak által kellemetlennek tartott, ám annál hatékonyabb módja a határidőre történő munkavégzésnek, amennyiben nyomon tudjuk követni a kiosztott feladatok elvégzésének megvalósulását.
A jobb alsó négyzetbe azokat a feladatokat kéretik beleírni, amelyek nem is fontosak és még csak nem is sürgősek. Ezekre a feladatokra csak akkor kell koncentrálnunk, ha minden mással végeztünk az adott időszakra, vagy idő közben az első két kategória valamelyikébe léptek elő. Figyelem, a közösségi oldalakon történő, cél nélküli böngészés örökre ezen lista eleme marad!
Az Eisenhower mátrix alkalmazása úgy takarít meg a számunkra időt, hogy segítségével pontosan meghatározásra kerülnek azok a (munkaügyi és magánéleti) napirendi pontjaink, amelyek figyelmünket azonnali beavatkozásunkat igénylik, erejét véve a halogatásnak. Ilyen összesítőt napi, heti és havi szinten is készíthetünk munkánk megkönnyítéséhez.
Milyen egyéb eszközöket használhatunk az időmenedzsment javításának érdekében?
Nem elég beirkálnunk a pontos dátumokat és a távolabbi, de fontos határidőket a naptárunkba, azokhoz emlékeztetőket is szükséges lehet beállítanunk. Az időbeosztás megtartásához használhatunk időzítőket is, ami segít a koncentráció összpontosításában.
Továbbá kezdjük el használni a napi teendőlista összeállítását is. Ez először macerásnak és pont, hogy időrabló tevékenységnek tűnhet, ám miután belejövünk a gyakorlatba könnyebb és gyorsabb lesz általa a napi feladataink szervezése.
Sok embernek segít, ha ezek mellett úgy szervezi a napját, hogy a hasonló mechanizmusokon keresztül végrehajtható feladatokat egymás köré csoportosítja.
Az adminisztratív jellegű tevékenységek mellett személyes kompetenciáinkat is javíthatjuk olyan apróságokkal, mint a világos és lényegre törő kommunikáció, valamint, hogy erőnkön felül nem vállalunk be újabb feladatokat.
Semmiképpen sem szabad megfeledkeznünk arról, hogy az időbeosztásunknak milyen fontos részét képezi a kielégítő mennyiségű és minőségű pihenés! Amikor kipihentek vagyunk, termelékenységünk is növekszik, és a figyelmünk sem fog annyira elkalandozni, mint testi vagy lelki fáradtság tapasztalása közben.
Forrás: www.eisenhower.me
